INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI FORNITORI

(versione aggiornata al 10.10.2022)

EP Produzione S.p.A., a socio unico, con sede legale in Via Vittorio Veneto 74 – 00187 Roma, in qualità di Titolare del trattamento (in seguito, “Titolare”), La informa ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (in seguito, “GDPR”) e della vigente normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali che i Suoi dati personali saranno trattati, con le modalità e per le finalità seguenti:

1. Oggetto del trattamento

Il Titolare tratta i dati personali identificativi e non particolari/sensibili (in seguito, “Dati Personali” o anche “Dati”) da Lei comunicati, ovvero da terzi fornitici su Sua indicazione, ai fini della instaurazione e/o esecuzione di rapporto contrattuale con il Titolare. In particolare, il Titolare tratta:

• nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di domicilio, codice fiscale, carta di identità, immagine a Lei riferiti e/o riferiti al legale rappresentante;
• nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale carta di identità, immagine ed eventuali ulteriori informazioni da Lei eventualmente comunicate riferite ai Suoi dipendenti nonché ai lavoratori autonomi, sub-appaltatori e dipendenti dei sub-appaltatori ingaggiati.

2. Finalità del trattamento

I Suoi Dati personali sono trattati, senza il Suo preventivo consenso, per le seguenti Finalità:

• l’esecuzione del contratto e/o l’adempimento di impegni precontrattuali, in particolare per:
• • la gestione dei rapporti precontrattuali e contrattuali;
  • l’esecuzione del contratto;
  • la gestione della relativa pagina personale sull’albo fornitori del Titolare;
  • la gestione degli incassi e dei pagamenti.
  • La gestione degli accessi al perimetro aziendale
• l’adempimento da parte del Titolare di obblighi di legge, quali:
• • l’ottemperanza agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa nazionale e comunitaria ovvero imposti dalle Autorità competenti;
  • la compilazione ed elaborazione delle dichiarazioni fiscali e degli adempimenti alle stesse connesse;
  • la tenuta della contabilità e degli adempimenti ad essa relativi.
• il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare, in particolare:
• • l’esecuzione di finalità statistiche e di controllo interno;
  • prevenzione e repressione di atti illeciti, la verifica di solvibilità e le attività antifrode la tutela del patrimonio aziendale nonché la tutela dei diritti e degli interessi legittimi del Titolare e/o di terzi, anche in sede giudiziaria: l’interesse del Titolare corrisponde al diritto di azione costituzionalmente garantito (art. 24 Cost.) e, in quanto tale, è socialmente riconosciuto come prevalente rispetto agli interessi del singolo soggetto interessato.

3. Modalità di trattamento

Il trattamento dei Dati Personali è realizzato, con modalità cartacee e/o elettroniche, per mezzo delle seguenti operazioni di trattamento: raccolta, registrazione, aggiornamento, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione e distruzione dei Dati.

I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento elettronico ed eventualmente automatizzato.

I Suoi dati personali vengono protetti in modo da minimizzare il rischio di distruzione, perdita (compresa la perdita accidentale), accesso/utilizzo non autorizzati o utilizzo incompatibile con la finalità iniziale della raccolta. Ciò viene conseguito con le misure di sicurezza tecniche e organizzative attuate dal Titolare.

4. Conservazione dei Dati

Il Titolare tratterà i Dati Personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale.

5. Conferimento dei Dati

Il conferimento dei Dati Personali è obbligatorio. In loro assenza non sarà possibile instaurare o dare esecuzione al rapporto contrattuale con il Titolare.

6. Accesso ai Dati

Potranno venire a conoscenza dei Suoi Dati personali:

• dipendenti e/o collaboratori del Titolare (es. i dipendenti della Direzione Procurement) e/o di altra società del Gruppo EPH, nella loro qualità di incaricati del trattamento e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
• società terze e/o altri soggetti (ad esempio, consulente paghe, provider servizi IT, società di elaborazione dati, etc.), di cui il Titolare si avvale, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento. 

7. Comunicazione dei Dati

I Suoi Dati possono essere comunicati, anche senza Suo espresso consenso, ai seguenti soggetti che li tratteranno nella loro qualità di titolari autonomi del trattamento, ove da questi richiesto:

• Ministero delle finanze, Agenzia delle Entrate ed enti ministeriali;
• Enti locali (regioni, province, comuni);
• Commissioni tributarie regionali e provinciali;

I Suoi Dati possono essere altresì comunicati a soggetti terzi (ad esempio, partner, liberi professionisti, istituti di credito, etc.), in qualità di autonomi titolari del trattamento, per lo svolgimento di attività strumentali alle finalità di cui sopra.

8. Trasferimento dei Dati

I Dati non saranno diffusi e/o trasferiti in un paese extra UE.

9 Diritti dell’interessato

Il Titolare La informa che, in qualità di soggetto interessato, se non ricorrono le limitazioni previste dalla legge, ha il diritto di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Suoi dati personali, anche se non ancora registrati, e che tali dati vengano messi a Sua disposizione in forma intellegibile;
• ottenere indicazione e, se del caso, copia: a) dell’origine e della categoria dei dati personali; b) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; c) delle finalità e modalità del trattamento; d) degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; e) quando possibile, del periodo di conservazione dei dati oppure i criteri utilizzati per determinare tale periodo; f) dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, e in tal caso delle logiche utilizzate, dell’importanza e delle conseguenze previste per l’interessato; g) dell’esistenza di garanzie adeguate in caso di trasferimento dei dati a un paese extra-UE o a un’organizzazione internazionale;
• ottenere, senza ingiustificato ritardo, l’aggiornamento e la rettifica dei dati inesatti ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati incompleti;
• ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati: a) trattati illecitamente; b) non più necessari in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati; c) in caso di revoca del consenso su cui si basa il trattamento e in caso non sussista altro fondamento giuridico, d) qualora Lei si sia opposto al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per proseguire il trattamento; e) in caso di adempimento di un obbligo legale; f) nel caso di dati riferiti a minori. Il Titolare può rifiutare la cancellazione solo nel caso di: a) esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione; b) adempimento di un obbligo legale, esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o esercizio di pubblici poteri; c) motivi di interesse sanitario pubblico; d) archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici; e) esercizio di un diritto in sede giudiziaria;
• ottenere la limitazione del trattamento nel caso di: a) contestazione dell’esattezza dei dati personali; b) trattamento illecito del Titolare per impedirne la cancellazione; c) esercizio di un Suo diritto in sede giudiziaria; d) verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’interessato;
• ricevere, qualora il trattamento sia effettuato con mezzi automatici, senza impedimenti e in un formato strutturato, di uso comune e leggibile i dati personali che La riguardano per trasmetterli ad altro titolare o – se tecnicamente fattibile – di ottenere la trasmissione diretta da parte del Titolare ad altro titolare;
• opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Nei casi di cui sopra, i Titolare deve portare a conoscenza i soggetti terzi ai quali i Suoi dati personali sono comunicati dell’eventuale esercizio dei diritti da parte Sua, ad eccezione dell’ipotesi in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

10. Modalità di esercizio dei diritti

Potrà, in ogni momento, esercitare i diritti di cui sopra:

• inviando una raccomandata a.r. all’indirizzo del Titolare;
• inviando una mail a DPCommittee@epproduzione.it

11. Titolare e responsabile

Titolare del trattamento dei Suoi Dati personali è EP Produzione S.p.A.  a socio unico, con sede legale in Via Vittorio Veneto 74 – 00187 Roma. L’elenco aggiornato dei responsabili, degli incaricati del trattamento e degli amministratori di sistema è disponibile presso la sede del Titolare.

Il Titolare

EP Produzione S.p.A.